Санкт-Петербург,
5-я линия ВО, д.68, к.2


+7 (812) 327-09-10 09:30 до 18:00 пн-пт Обратный звонок
Бухгалтерские услуги
Сопровождение Вашего бизнеса

Новости

Кадровый электронный документооборот 25.11.2022

Кадровый электронный документооборот

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377 ввел в Трудовой кодекс три новые статьи: 22.1, 22.2, 22.3, — которые определяют порядок перехода на кадровый ЭДО и правила создания, обмена и хранения электронных документов.


Изменения касаются:

  • - работодателей,
  • - работников,
  • - соискателей.

Обратите внимание: переход на электронный кадровый документооборот — это не обязанность всех участников трудовых отношений, а право.

Согласно Закону № 377-ФЗ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы, некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.

Форматы и состав электронных документов еще не определены. Минтруд, Минцифры и Росархив должны разработать формы к 1 марта 2023 года. Пока вы можете использовать собственные шаблоны.

Почему выгодно вести электронное кадровое делопроизводство:

1. Соблюдаются сроки подписания документов, поэтому не допускаются производственные простои

2. Легче организовать и контролировать массовое ознакомление с документами

3. Оперативный обмен документами с дистанционными и внеофисными работниками

4. Не требуются дополнительные затраты на доставку документов через почтовые и курьерские службы

5. Невозможно потерять или испортить

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Организация, которая примет решение о переходе на кадровый ЭДО, должна создать локальный нормативный акт. Можно сделать отдельное положение, а можно ввести раздел в правила трудового распорядка.

В этом документе надо указать:

  • - сведения об используемых ИС;
  • - порядок доступа к ИС работодателя;
  • - перечень документов, которые работодатель переводит в электронный формат;
  • - перечень категорий работников, с которыми ведется электронный кадровый документооборот;
  • - срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и о праве дать согласие на электронное взаимодействие;
  • - сведения о дате введения ЭКДО — не ранее дня истечения срока указанного уведомления;
  • - сроки и периодичность подписания работником электронных документов или ознакомления с ними;
  • - порядок проведения инструктажа работников по вопросам кадрового ЭДО;
  • - исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
  • - процедуры взаимодействия с профсоюзом, комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости).

В положении о кадровом ЭДО или в ПВТР укажите сроки в рабочих, а не календарных днях. В выходные дни, праздники или в отпуске работник свободен от выполнения трудовых обязанностей, в том числе от подписания документов.

Как обмениваться документами

Для обмена электронными документами участники могут использовать информационные системы (ИС):

1) ЕЦП «Работа в России»

2) ИС работодателя, если она позволяет:

  • - подписывать и хранить электронные документы;
  • - фиксировать факт получения электронных документов сторонами трудовых отношений

Работники вправе выбирать способы подачи некоторых документов. К примеру, заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий может быть подано:

  • - письменно,
  • - через ИС работодателя
  • - по электронной почте
  • - через ЕЦП «Работа в России»

Как подписывать электронные документы

Для работы с электронными документами у работодателя и работника должна быть электронная подпись. До принятия закона существовало три вида подписей:

  • - усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
  • - усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
  • - простая электронная подпись.

Закон № 377-ФЗ ввел два дополнительных вида:

  • -усиленную неквалифицированную подпись, полученную через электронное правительство (УНЭПгос);
  • -простую электронную подпись, полученную для обращения за государственными и муниципальными услугами в электронном виде (ПЭПгос).

Для подписания документов работодатель может использовать:

  • - УКЭП;
  • - УНЭП, если такой порядок утвержден внутренним документом;
  • - УНЭП, полученную через электронное правительство.

Работник дополнительно может использовать ПЭП, если внутренним документом работодателя утвержден такой порядок подписания и требования к безопасности.


Возврат к списку

Расчет стоимости бухгалтерских услуг

Почему мы

  • 14 лет успешного опыта
  • более 200 постоянных клиентов
  • Профессиональные бухгалтера
  • Бесплатные консультации