Новости
Кадровый электронный документооборот
Федеральный закон от 22.11.2021 № 377 ввел в Трудовой кодекс три новые статьи: 22.1, 22.2, 22.3, — которые определяют порядок перехода на кадровый ЭДО и правила создания, обмена и хранения электронных документов.
Изменения касаются:
- - работодателей,
- - работников,
- - соискателей.
Обратите внимание: переход на электронный кадровый документооборот — это не обязанность всех участников трудовых отношений, а право.
Согласно Закону № 377-ФЗ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы, некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.
Форматы и состав электронных документов еще не определены. Минтруд, Минцифры и Росархив должны разработать формы к 1 марта 2023 года. Пока вы можете использовать собственные шаблоны.
Почему выгодно вести электронное кадровое делопроизводство:
1. Соблюдаются сроки подписания документов, поэтому не допускаются производственные простои
2. Легче организовать и контролировать массовое ознакомление с документами
3. Оперативный обмен документами с дистанционными и внеофисными работниками
4. Не требуются дополнительные затраты на доставку документов через почтовые и курьерские службы
5. Невозможно потерять или испортить
Как перейти на электронный кадровый документооборот
Организация, которая примет решение о переходе на кадровый ЭДО, должна создать локальный нормативный акт. Можно сделать отдельное положение, а можно ввести раздел в правила трудового распорядка.
В этом документе надо указать:
- - сведения об используемых ИС;
- - порядок доступа к ИС работодателя;
- - перечень документов, которые работодатель переводит в электронный формат;
- - перечень категорий работников, с которыми ведется электронный кадровый документооборот;
- - срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и о праве дать согласие на электронное взаимодействие;
- - сведения о дате введения ЭКДО — не ранее дня истечения срока указанного уведомления;
- - сроки и периодичность подписания работником электронных документов или ознакомления с ними;
- - порядок проведения инструктажа работников по вопросам кадрового ЭДО;
- - исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
- - процедуры взаимодействия с профсоюзом, комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости).
В положении о кадровом ЭДО или в ПВТР укажите сроки в рабочих, а не календарных днях. В выходные дни, праздники или в отпуске работник свободен от выполнения трудовых обязанностей, в том числе от подписания документов.
Как обмениваться документами
Для обмена электронными документами участники могут использовать информационные системы (ИС):
1) ЕЦП «Работа в России»
2) ИС работодателя, если она позволяет:
- - подписывать и хранить электронные документы;
- - фиксировать факт получения электронных документов сторонами трудовых отношений
Работники вправе выбирать способы подачи некоторых документов. К примеру, заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий может быть подано:
- - письменно,
- - через ИС работодателя
- - по электронной почте
- - через ЕЦП «Работа в России»
Как подписывать электронные документы
Для работы с электронными документами у работодателя и работника должна быть электронная подпись. До принятия закона существовало три вида подписей:
- - усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
- - усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
- - простая электронная подпись.
Закон № 377-ФЗ ввел два дополнительных вида:
- -усиленную неквалифицированную подпись, полученную через электронное правительство (УНЭПгос);
- -простую электронную подпись, полученную для обращения за государственными и муниципальными услугами в электронном виде (ПЭПгос).
Для подписания документов работодатель может использовать:
- - УКЭП;
- - УНЭП, если такой порядок утвержден внутренним документом;
- - УНЭП, полученную через электронное правительство.
Работник дополнительно может использовать ПЭП, если внутренним документом работодателя утвержден такой порядок подписания и требования к безопасности.
Бухгалтерские услуги
Юридические услуги
Аудиторские услуги
Рекрутинговые услуги
Почему мы
- 14 лет успешного опыта
- более 200 постоянных клиентов
- Профессиональные бухгалтера
- Бесплатные консультации