Санкт-Петербург,
5-я линия ВО, д.68, к.2


+7 (812) 327-09-10 09:30 до 18:00 пн-пт Обратный звонок
Бухгалтерские услуги
Сопровождение Вашего бизнеса

Новости

Бумажная "лихорадка" или как перейти на ЭДО 29.03.2022

Бумажная "лихорадка" или как перейти на ЭДО

Наверное, и вас уже коснулись рост цен на бумагу. Документооборот не остановить. Какой выход у бизнеса сегодня?

Переходить на электронный документооборот. Или, как его называют повсеместно, ЭДО.



Почему мы за переход на ЭДО?

  • 1.        Это безопасно. Даже самые конфиденциальный данные договоров и условий сделки останутся только между вами и вашим контрагентом.
  • 2.         Сравнительно недорого и даже бесплатно в некоторых случаях. Сейчас упаковка бумаги А4 торгуется в вилке от 600 до 2000 руб. за 500 листов.
  • На ЭДО за входящие документы платить не придётся. А стоимость отправки 1 документа варьируется от 4 до 9 руб. У  некоторых поставщиков услуги ЭДО есть пакет ЭДО с небольшим количеством бесплатных документов, доступных к отправке. НЕ стесняйтесь пользоваться этими возможностями. Помним – копейка рубль бережет! Или юань. Смотря, в какой валюте вы работаете :)
  • Электронный документооборот исключает затраты на приобретение бумаги иных предметов канцелярии. Стоимость отправки документов составит от 5 до 9 рублей за документ в зависимости от оператора.
  • 3.         Расширение географии. При использовании ЭДО удалённость отправки роли не играет. И это просто замечательно! Не нужно тратиться на курьерские службы или дальние отправки Почтой РФ.

 Если вы решили перейти на ЭДО 

(как мы же с ближайшего времени) то вот с чего стоит начать: - определиться, каким образом он будет реализован. 

Возможны два варианта

  1. Обмен документами

Обмен электронными документами напрямую можно начать на основании соглашения с контрагентом, которое будет регламентировать порядок и условия ЭДО. Такое соглашение необходимо, если участники взаимодействия используют неквалифицированную электронную подпись. Если вы используете КЭП в документообороте, то заключение специального соглашения не требуется. При таком способе реализации ЭДО документы можно отправлять по электронной почте.

Плюс такого способа
Для передачи документов не нужно подключаться к системе оператора ЭДО и платить ему за услуги. Для вас будет бесплатно.

Но есть и минусы: не все документы можно передавать контрагенту напрямую, нет автоматизации обработки документов, и в связи с этим — возможности организовать документооборот в больших объёмах.

2. Другой способ

Это обмен документами через оператора. В этом случае пользователь подключается к системе ЭДО оператора, присоединяется к регламенту обмена и работает в специальном сервисе. Операторы ЭДО обеспечат правомерный обмен электронными документами любого типа.

Как перейти на электронный документооборот

1 Внести изменения в учётную политику

В учётной политике потребуется прописать возможность составления и использования документов в электронном формате, которые должны подписываться ЭП.

2 Разработать схему документооборота

Необходимо решить, кто из сотрудников сможет редактировать документы, подписывать их, согласовывать без права подписи и тому подобное.

3 Выбрать оператора ЭДО

При выборе оператора убедитесь, что есть поддержка роуминга (отправки разным операторам ЭДО). Обращайте внимание на отзывы. Если оператором предусмотрен пробный период, протестируйте СЭД сами.

4 Приобрести квалифицированную электронную подпись

Юридической силой обладают только те электронные документы, которые подписаны с помощью КЭП.

Если ее еще нет, то придется это сделать. Получить КЭП можно в налоговой бесплатно.

5 Определить способ работы с ЭДО

Работа возможна через интерфейс отдельного сервиса или через специальный программный модуль для 1С. Некоторые операторы поддерживают возможность интеграции своих сервисов с учётными системами клиентов.

 

Подключение контрагентов

Возможность организовывать обмен документами со своими контрагентами возникает лишь в том случае, если все участники подключены к СЭД. Необязательно, чтобы это была одна система — контрагенты могут быть подключены к разным операторам.

 В этом случае вы можете обратиться к своему оператору с предложением наладить сообщение между вами и вашим партнёром. Контрагенту с аналогичным вопросом следует обратиться к своему оператору.


Вы всегда можете обратиться к нам, центру обслуживания "БукКипер Проф" для консультации и подбора подходящего ЭДО в рамках ежемесячного обслуживания.

+7 812 327-09-10 или Напишите нам


Возврат к списку

Расчет стоимости бухгалтерских услуг

Почему мы

  • 14 лет успешного опыта
  • более 200 постоянных клиентов
  • Профессиональные бухгалтера
  • Бесплатные консультации