Новости
Бумажная "лихорадка" или как перейти на ЭДО
Наверное, и вас уже коснулись рост цен на бумагу. Документооборот не остановить. Какой выход у бизнеса сегодня?
Переходить на электронный документооборот. Или, как его называют повсеместно, ЭДО.
Почему мы за переход на ЭДО?
- 1. Это безопасно. Даже самые конфиденциальный данные договоров и условий сделки останутся только между вами и вашим контрагентом.
- 2. Сравнительно недорого и даже бесплатно в некоторых случаях. Сейчас упаковка бумаги А4 торгуется в вилке от 600 до 2000 руб. за 500 листов.
- На ЭДО за входящие документы платить не придётся. А стоимость отправки 1 документа варьируется от 4 до 9 руб. У некоторых поставщиков услуги ЭДО есть пакет ЭДО с небольшим количеством бесплатных документов, доступных к отправке. НЕ стесняйтесь пользоваться этими возможностями. Помним – копейка рубль бережет! Или юань. Смотря, в какой валюте вы работаете :)
- Электронный документооборот исключает затраты на приобретение бумаги иных предметов канцелярии. Стоимость отправки документов составит от 5 до 9 рублей за документ в зависимости от оператора.
- 3. Расширение географии. При использовании ЭДО удалённость отправки роли не играет. И это просто замечательно! Не нужно тратиться на курьерские службы или дальние отправки Почтой РФ.
Если вы решили перейти на ЭДО
(как мы же с ближайшего времени) то вот с чего стоит начать: - определиться, каким образом он будет реализован.
Возможны два варианта
- Обмен документами
Обмен электронными документами напрямую можно начать на основании соглашения с контрагентом, которое будет регламентировать порядок и условия ЭДО. Такое соглашение необходимо, если участники взаимодействия используют неквалифицированную электронную подпись. Если вы используете КЭП в документообороте, то заключение специального соглашения не требуется. При таком способе реализации ЭДО документы можно отправлять по электронной почте.
Плюс такого способа
Для передачи документов не нужно подключаться к системе оператора ЭДО и платить ему за услуги. Для вас будет бесплатно.
Но есть и минусы: не все документы можно передавать контрагенту напрямую, нет автоматизации обработки документов, и в связи с этим — возможности организовать документооборот в больших объёмах.
2. Другой способ
Это обмен документами через оператора. В этом случае пользователь подключается к системе ЭДО оператора, присоединяется к регламенту обмена и работает в специальном сервисе. Операторы ЭДО обеспечат правомерный обмен электронными документами любого типа.
Как перейти на электронный документооборот
1 Внести изменения в учётную политику
В учётной политике потребуется прописать возможность составления и использования документов в электронном формате, которые должны подписываться ЭП.
2 Разработать схему документооборота
Необходимо решить, кто из сотрудников сможет редактировать документы, подписывать их, согласовывать без права подписи и тому подобное.
3 Выбрать оператора ЭДО
При выборе оператора убедитесь, что есть поддержка роуминга (отправки разным операторам ЭДО). Обращайте внимание на отзывы. Если оператором предусмотрен пробный период, протестируйте СЭД сами.
4 Приобрести квалифицированную электронную подпись
Юридической силой обладают только те электронные документы, которые подписаны с помощью КЭП.
Если ее еще нет, то придется это сделать. Получить КЭП можно в налоговой бесплатно.
5 Определить способ работы с ЭДО
Работа возможна через интерфейс отдельного сервиса или через специальный программный модуль для 1С. Некоторые операторы поддерживают возможность интеграции своих сервисов с учётными системами клиентов.
Подключение контрагентов
Возможность организовывать обмен документами со своими контрагентами возникает лишь в том случае, если все участники подключены к СЭД. Необязательно, чтобы это была одна система — контрагенты могут быть подключены к разным операторам.
В этом случае вы можете обратиться к своему оператору с предложением наладить сообщение между вами и вашим партнёром. Контрагенту с аналогичным вопросом следует обратиться к своему оператору.
Вы всегда можете обратиться к нам, центру обслуживания "БукКипер Проф" для консультации и подбора подходящего ЭДО в рамках ежемесячного обслуживания.
+7 812 327-09-10 или Напишите нам
Бухгалтерские услуги
Юридические услуги
Аудиторские услуги
Рекрутинговые услуги
Почему мы
- 14 лет успешного опыта
- более 200 постоянных клиентов
- Профессиональные бухгалтера
- Бесплатные консультации